Wie ist das in Übernachtungskosten enthaltene Frühstück bei Arbeitnehmern steuerlich zu behandeln?

Wenn das Frühstück vom Arbeitgeber veranlasst ist, muss bei der Erstattung der Rechnung an den Arbeitnehmer nicht unbedingt die Kosten für das Frühstück abgezogen werden, sondern der Arbeiternehmer könnte einen Sachbezug in Höhe von Euro 1,57 versteuern.

Wichtig ist aber, dass die Übernachtung inkl. Frühstück vom Arbeitgeber veranlasst ist. Dies ist unter den folgenden Voraussetzungen gegeben:

• Die Auswärtstätigkeit, zu der die Übernachtung mit Frühstück führt, ist im Interesse des Arbeitgebers; deswegen werden die Aufwendungen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt.
• Die Rechnung ist auf den Arbeitgeber ausgestellt und
• Der Arbeitgeber oder eine andere, durch den Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich beauftragte Person, bucht die Übernachtung mit Frühstück (z.B. über das elektronische Buchungssystem des Hotels) und eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels liegt vor; die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer wird anerkannt, wenn dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen dies vorsehen z.B. in Fällen einer nicht vorhandenen Reisestelle. Davon ist insbesondere auszugehen, wenn
  • Der Arbeitsgeber die Buchung der Übernachtung mit Frühstück durch den Arbeitnehmer z.B. in einer Dienstanweisung, einem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung geregelt hat und die Buchung vom Arbeitnehmer im Rahmen der, vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten (z.B. Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen, ggf. auch über ein Travel-Management-System), vorgenommen wird, oder
  • Eine dementsprechende planmäßige Buchung von Übernachtung mit Frühstück ausnahmsweise nicht möglich war (z.B. spontaner Einsatz, unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz, gelistetes Hotel belegt) und der Arbeitgeber die Kosten dienst- oder arbeitsrechtlich daher erstattet.

Bei einer solchen Arbeitgeberveranlassung kann das Frühstück mit dem Sachbezugswert angesetzt werden. Für diesen Fall kommt es nicht darauf an, wie die einzelnen Kosten in der Rechnung ausgewiesen sind (Höhe des Frühstückspreises oder Sammelposten für Nebenleistungen neben der Beherbergungsleistung).

Darüber hinaus könnte der Arbeitgeber, soweit die 3 Monatsgrenze für einen Arbeitsort nicht erreicht wurde, die vollen Verpflegungspauschalen auszahlen.

Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne in einem persönlichen Beratungsgespräch zur Verfügung.